Innovative Agentur setzt auf K4

ROMEO HUTTER Die Medianovis AG hat ihre Büroräumlichkeiten in Kilchberg am Zürichsee. Blickt man aus dem Fenster, eröffnet sich einem eine Weitsicht über das untere Seebecken bis zu den Voralpengipfeln. Weitsichtig ist auch die Einführung des K4-Publishing-Systems in der Agentur. Medianovis ist in der Konzeption und Realisation von Unternehmensmedien tätig. Sie erstellt beispielsweise den Wemf-Report, das Kundenmagazin der AG für Werbemedienforschung, die Demoscope News oder das Kundenmagazin der industriellen Werke Basel «energie + wasser». Für die Produktion des Magazins Link der SRG idée suisse Deutschschweiz setzt Medianovis erstmals das K4-Publishing-System ein. Ute Grossenbacher, Mitglied der Geschäftsleitung, ist überzeugt, dass dies ein entscheidender Vorteil ist, um dieses komplexe Projekt effizient zu betreuen. Neben dem stimmigen Redesign und den berücksichtigten Resultaten einer Studie, welche die Muttergesellschaft Publicom für Link drei Jahre zuvor durchführte, konnte man mit der Integration der verschiedenen Link-Redaktionen in den K4-Workflow ein überzeugendes Projektmanagement präsentieren.

Schnelle Einführung

Als sich die SRG idée suisse letzten Herbst für Medianovis entschieden hatte, musste alles sehr schnell gehen. Im Dezember wurden das System installiert und das Personal geschult. Anfang Januar begann die Produktion der ersten Link-Ausgabe im neuen Kleid, die Anfang Februar ohne grössere Zwischenfälle und pünktlich erschienen ist.

Zusammenarbeit mit Redaktionen

Das Magazin Link erscheint 9-mal jährlich in einer Auflage von zirka 20000 Exemplaren und enthält Mantelbeiträge der Zentralredaktion sowie individuelle Inhalte von sechs Regionalredaktionen. Das neue vierfarbige Design soll über die Regionen einheitlich gestaltet sein, diese jedoch aktiv in den Gestaltungsprozess involvieren. K4 ist dabei die entscheidende Schnittstelle, die es ermöglicht, die Entstehung der Ausgabe vom Entwurf bis zum Gut zum Druck mitzuverfolgen. Innerhalb des gegebenen Layoutkonzepts ist jede Regionalredaktion im Umfang und in der Gestaltung der Geschichte frei und kann die Wünsche zu Beginn der Produktion der nächsten Ausgabe einbringen. Das System gewährt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von Redaktion, Grafik, Korrektorat und Koordination einen direkten und jederzeit aktuellen Zugriff auf die Daten des Magazins, wodurch die Produktionsabläufe vereinfacht und transparenter gestaltet werden konnten. Je nach Aufgabenbereich innerhalb der Produktion werden unterschiedliche Plattformen für die Arbeit mit K4 verwendet. Das Magazin Link wird von Medianovis produziert und das Redaktionssystem läuft auf einem Server der Agentur. Für die Gestaltung der Ausgaben, die von Medianovis gemacht wird, ist Adobe InDesign CS2 am Layoutarbeitsplatz installiert. Über eine K4-Suchabfrage kann schnell und einfach auf die jeweilige Seite zugegriffen und Änderungen am Layout vorgenommen werden. In der zentralen und den regionalen Redaktionen arbeiten die Journalisten, aber auch das Korrektorat von Medianovis mit Adobe InCopy, welches den direkten Zugriff auf die redaktionellen Inhalte erlaubt. Für die Überwachung und die Übersicht über die aktuelle Ausgabe steht die K4-Overview über einen Internetbrowser zur Verfügung, die sämtliche Seiten und per Mausklick eine JPEG- oder PDF-Vorschau anzeigt. Da sämtliche Inhalte zentral verwaltet werden, kommt es zu keinerlei Verwirrung bezüglich des Fortschritts eines Beitrages. Ohne Redaktionssystem und ohne klare Abläufe kann es leicht zu Verwechslungen kommen. «Durch die Arbeit mit dem K4-Publishing-System arbeitet jeder mit der aktuellen Fassung des Dokumentes und nicht irgendeinem vermeintlich aktuellen», meint Ute Grossenbacher und ist begeistert vom klaren und geregelten Produktionsablauf mit K4.

Lesen, schreiben – oder beides

Ein besonderes Augenmerk wurde auf die Verteilung der Zugriffsrechte gelegt. Die Zentralredaktion, welche die Inhalte der Mantelseiten erstellt und die Artikel der Regionalredak­tionen redigiert, hat vollen Zugriff auf sämtliche redaktionellen Inhalte. Die jeweiligen Regionalredaktionen können die Seiten ihrer Region lesen und bearbeiten. Zudem haben sie eine Leseberechtigung auf die anderen Regional- und die Mantelseiten. Dies ermöglicht eine bessere Abstimmung der individuell gestalteten Regionalseiten, was der gesamten Publikation zugute kommt.

Um eine maximale Sicherheit im Umgang mit den Daten zu gewährleisten, sind der Server und das Netzwerk über eine Firewall geschützt. Die Redaktoren des Link-Magazins greifen via VPN auf das K4-Publishing-System zu.

K4-Web-Editor für externe Autoren

Künftig kann Text auch über den K4-Web-Editor bearbeitet werden. Dadurch können vor allem freie Journalisten noch flexibler in die Arbeitsabläufe eingebunden werden – die nötige Zugriffsberechtigung vorausgesetzt. Von der Integration einer weiteren Publikation in das Redaktionssystem Mitte Mai verspricht man sich bei Medianovisnoch mehr Flexibilität. Das Kundenmagazin «energie + wasser» ist eine Publikation, für Medianovis auch die Redaktion übernimmt. «Mit dem K4-Web-Editor können wir unsere externen Autoren ohne jegliche InCopy-Lizenzen in den Redaktionsworkflow einbinden», freut sich Projektleiter Daniel Steim. Obwohl der K4-Web-Editor nicht den Leistungsumfang von InCopy aufweist, ist es dennoch ein effizientes Tool, um externe Autoren in den Arbeitsprozess mit K4 einzubinden. Nach «energie + wasser» sollen auch weitere Publikationen über K4 produziert werden. Vorteilhaft wirkt sich die Zwanglosigkeit gegenüber dem System aus. Ist etwas noch nicht so definiert, wie es sein sollte, kann auch problemlos an K4 vorbeiproduziert werden.

Vielsprachigkeit

Mit dem K4-Publishing-System ist ausserdem die Produktion von Publikationen in verschiedenen Sprachen einfach zu bewältigen. Ein erstelltes Layout kann ohne grossen Aufwand für sämtliche Sprachen der Publikation bereitgestellt werden – einmal gestaltet, steht es für Deutsch genauso zur Verfügung wie für Französisch oder Italienisch.

Skepsis schnell verflogen

Die wenigen Skeptiker, die zu Beginn am Mehrwert des Redaktionssystems zweifelten und Ängste bezüglich der neuen technischen Herausforderung äusserten, gewöhnten sich schnell an die neue Arbeitsumgebung im Computer und arbeiten heute ohne jegliche Schwierigkeiten mit K4. Ist K4 erst einmal installiert und in Betrieb, braucht es keine teuren Wartungsdienste und keinen externen Support. Die Administration erfolgt bequem über ein Web-Interface, bei Medianovis über den internen IT-Verantwortlichen. In der Einführungsphase oder bei komplexeren Supportanfragen kann die Topix AG über einen Remote-Zugriff bespielsweise auf den Layoutarbeitsplatz zugreifen und den nötigen Support schnell und kostengünstig ausführen.

Lohnende Investition

Die Anschaffungskosten des K4-Publishing-Systems waren zwar relativ hoch für eine kleine Agentur wie Medianovis. Entscheidend für die Investition war die Erkenntnis, dass die Produktionsabläufe mit dem neuen Redaktionssystem effizienter und übersichtlicher werden – Mehrwerte, die den Kunden zugute kommen. So gesehen rechnet sich die Investition alleweil. «Der Einsatz von K4 ermöglicht schlankere Strukturen auf der Redaktion und schafft eine gute Übersicht im Produktionsmanagement», resümiert Ute Grossenbacher, «die Investition lohnt sich auch für eine kleinere, innovative Agentur, wie wir mit der Einführung bewiesen haben.» Medianovis war eine der ersten Agenturen in der Schweiz, die sich ein Redaktionssystem anschafften. Eigentlich erstaunlich, da ein Mehrwert und eine Effizienzsteigerung für alle Involvierten entsteht. Einerseits können die Kunden direkt in die Prozesse eingebunden werden, was die Zusammenarbeit mit der Agentur vereinfacht. Andererseits gibt gerade diese Einbindung dem Kunden die Möglichkeit, dabei zu sein. Das gute Gefühl, seinen Auftrag jederzeit unter Kontrolle zu haben, ist für den Kunden ein entscheidendes Kriterium bei der Wahl der Agentur.

Die Medianovis AG ist eine auf Corporate Publishing spezialisierte Kommunikationsagentur. Zum Dienstleistungsangebot gehören Konzeption, Entwicklung und Realisation von Mitarbeiter- und Kundenpublikationen. Bei Medianovis arbeiten 5 Festangestellte und freie Mitarbeiter aus Journalismus, Gestaltung und Verlagsmanagement. Medianovis ist eine Tochtergesellschaft der Publicom AG, die Beratung und Forschung für Medien und Kommunikation betreibt.

Weitere Informationen:

Medianovis AG, Alte Landstrasse 55, 8802 Kilchberg
Tel. 044 716 55 16
www.medianovis.ch

SoftCare ist einer der führenden Entwickler von Workflow-Lösung­en für Verlage und Druckereien. 1990 gegründet arbeitet SoftCare weltweit mit K4-Systemintegratoren zusammen. Dies gewährleistet eine hochwertige Systembetreuung auf lokaler Ebene. Weltweit benutzen bereits über 120 Verlage, Agenturen und Unternehmen K4 als Redaktionssystem, davon knapp ein Dutzend in der Schweiz.

Die Topix AG wurde 1989 als Consultingunternehmen gegründet. Neben Beratung und Verkauf, Schulung sowie begleitender Unterstützung von Endanwendern wird das Know-how der Topix AG von Händlern und Zeitschriftenverlagen für Produkteinführungen, Ausstellungen und Seminare genutzt. Die Topix AG gilt als zuverlässiger Systemadministrator und Partner für alle EDV-Probleme. Seit 2003 ist sie offizieller Partner von SoftCare für den Verkauf und die Implementierung von K4 in der Schweiz.

Weitere Informationen:

Topix AG, Bildstrasse 5, 9015 St.Gallen
Tel. 071 313 80 40
www.topix.ch